La domiciliation d’entreprises fait partie des activités règlementées et ne peut pas être pratiquée sans agrément préfectoral.
Extrait de la réglementation
Le décret n° 2009-1695 du 30 décembre 2009 précise les conditions dans lesquelles les personnes exerçant l’activité de domiciliation d’entreprises, et soumises à immatriculation au registre du commerce, se verront dorénavant délivrées un agrément préfectoral en application de l’ordonnance n° 2009-104 du 30 janvier 2009 transposant en droit français la directive 2005/60/CE du Parlement européen et du Conseil relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme.
Le contrat de domiciliation doit être rédigé par écrit. Il est conclu pour une durée d’au moins trois mois renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation.
Par ailleurs, les parties s’engagent à respecter les conditions suivantes (art. R.123-168 du Code de commerce) :
1° Durant l’occupation des lieux, le domiciliataire doit être inscrit au registre du commerce et des sociétés ; toutefois, cette condition n’est pas requise si le domiciliataire est une personne morale française de droit public ou une association regroupant des personnes morales françaises de droit public. Le domiciliaire fournit à la personne domiciliée :
- Des locaux comprenant une pièce qui garantit la sécurité de toute information confidentielle et qui admet le rassemblement fréquent des membres de la direction, de l’administration ou de la sécurité de l’entreprise.
- La tenue, la préservation et le droit de lire tous les ouvrages et documents requis par la législation et la réglementation.
Le domiciliataire détient un dossier correspondant à chaque individu domicilié composé des documents justificatifs relatifs, s’agissant des personnes physiques, à leur domicile personnel et à leurs coordonnées téléphoniques et, s’agissant des personnes morales, au domicile et aux coordonnées téléphoniques de leur représentant légal. Ce dossier contient également les justificatifs relatifs à chacun des lieux d’activité des entreprises domiciliées et, lorsque le domiciliataire ne les entrepose pas chez lui, au lieu de conservation des documents comptables.
À l’expiration du contrat ou à sa résiliation, il prévient le greffier du tribunal de l’arrêt de la domiciliation de l’entreprise au sein de sa propriété. Si, après trois mois, l’individu qui domicile dans ses locaux ne confirme pas avoir été informé de son courrier, il notifie également la Chambre de Métiers et de l’Artisanat ou le greffier du tribunal de commerce.
Afin de joindre la personne domiciliée, il communique ses coordonnées à tout huissier de justice doté d’un titre exécutoire.
Chaque trimestre, il procure au service des impôts et aux bureaux de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale, le registre des personnes qui, pendant cette durée, ont domicilié dans ses locaux ou ont résilié leur contrat de domiciliation. Chaque année, avant le 15 janvier, il fournit également une liste des personnes domiciliées au 1er janvier.
2° La personne domiciliée prend l’engagement d’utiliser les locaux, de manière effective et exclusive, comme lieu de résidence principale de l’entreprise, ou dans le cas où le siège se trouve à l’étranger, comme organisme de représentation, ou succursale.
Elle se déclare tenue d’informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité. Elle prend en outre l’engagement de déclarer, s’agissant d’une personne physique, tout changement de son domicile personnel ou, s’agissant d’une personne morale, toute modification concernant sa forme juridique et son objet, ainsi que le nom et la résidence personnelle des individus qui sont susceptibles de l’engager régulièrement. L’individu domicilié mandate le domiciliataire afin qu’il puisse recevoir, en son nom, toute information qui lui est transmise.
Bien entendu, le contrat de domiciliation doit mentionner les références de l’agrément du domiciliataire.
